SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS
Realiza un seguimiento automático de todos los documentos de tu proceso
Optimiza tus procesos empresariales con registros de auditoría automatizados y un seguimiento de todos los documentos de tu espacio de trabajo.
No se requiere tarjeta de crédito
Más de 68,000 empresas utilizan PandaDoc para enviar y realizar un seguimiento de sus documentos
¿Qué es un software de seguimiento de documentos?
El seguimiento de documentos permite a los usuarios supervisar y gestionar el estado de un documento a lo largo de su ciclo de vida.
El seguimiento de documentos te mantiene informado en cada etapa del proceso. Abarca desde la redacción y aprobación hasta el envío a los destinatarios para su revisión y firma electrónica.
Con PandaDoc, el seguimiento de documentos forma parte de un ecosistema de documentos más amplio. Los usuarios pueden crear documentos desde cero, enviarlos a los destinatarios correspondientes, capturar firmas electrónicas y pagos, y almacenar los documentos completados en un repositorio específico.
Lo mejor: PandaDoc gestiona todos los aspectos del ciclo de vida de los documentos, por lo que nunca tendrás que salir de la plataforma.
Mantente al tanto de tus documentos
Realiza un seguimiento de los documentos desde el principio
El seguimiento empieza cuando se crean los documentos. Los cambios se registran automáticamente en el registro de auditoría del documento.
Revisa los análisis de tus documentos
Gracias a funciones de análisis, descubre cómo las partes interesadas interactúan con cada página de tus propuestas y contratos.
Optimiza tus plantillas
Aprovecha los datos analíticos para crear mejores plantillas, perfeccionar los flujos de trabajo de documentos y cerrar acuerdos más rápido.
Realiza un seguimiento de cada documento con facilidad
Mantente informado – de un vistazo
¡Adiós a las hojas de cálculo para el seguimiento de documentos!
Cada documento de PandaDoc incluye un panel de control en tiempo real. Esto muestra los cambios realizados en un documento a lo largo de todo su ciclo de vida.
Conoce cuándo se crean, visualizan, modifican, envían y firman los documentos, todo en un solo lugar.
Mejora tus documentos
Obtén información clave sobre cómo se gestionan tus documentos con herramientas de última generación.
Descubre qué partes de tus contratos y propuestas generan más y menos interés. Luego, usa esos detalles para optimizar tus plantillas y conseguir un rendimiento aún mejor.
Prueba los resultados de tus cambios con un nuevo conjunto de documentos y repite el proceso.
Actúa en el momento oportuno
Descubre cuándo y cómo cambia el estado de los documentos.
Aprovecha el rastreo de documentos de ventas integrado para saber cuándo los destinatarios abren y completan los documentos.
Mantente al tanto de tus documentos y sabe exactamente cuándo es el momento de hacer un seguimiento.
Mejora la seguridad
Asegura automáticamente el no repudio con un registro auditable de toda la actividad de los usuarios en un documento.
Garantiza la validez de los contratos y protege la información confidencial de cada documento enviado.
Proporciona certificados digitales únicos al firmar electrónicamente para garantizar la validez y autenticidad de los documentos.
Gestiona el acceso
Consulta una lista detallada de los cambios con sistemas integrados de control de versiones y seguimiento de documentos.
Comprueba qué ha cambiado y quién ha interactuado con tus documentos. Mantén alejados a los invitados no deseados mediante permisos que restringen el acceso a los documentos.
Potencia los documentos con un mejor seguimiento
Propuestas
Aprovecha el uso compartido y el seguimiento de documentos para revisar las acciones del equipo al colaborar en una propuesta.
Descubre quién ha accedido y editado documentos específicos, así como cuándo y dónde se realizaron esos cambios.
El seguimiento de estos cambios y aportaciones puede ayudar a los equipos a crear propuestas más precisas y beneficiosas entre las partes interesadas del proyecto.
Contratos
Mantén la seguridad al manejar información confidencial en cualquier tipo de documento.
El seguimiento de documentos en línea se puede utilizar para mejorar el cumplimiento normativo y minimizar los riesgos. Logra esto al garantizar que cualquier acceso no autorizado se detecte y se limite lo antes posible.
Esto es fundamental a la hora de gestionar información confidencial o de cumplir con normativas (RGPD, HIPAA, etc.).
Presupuestos
Recibe notificaciones por correo electrónico cuando un cliente vea o firme tu presupuesto.
Mejora la retención de acuerdos mediante el seguimiento de los clientes y la resolución de dudas cuando los leads están activos y la información está reciente.
Analiza el rendimiento de los presupuestos y combina esos datos con las tasas de éxito registradas. De esta forma, puedes optimizar tanto tus precios como tu estrategia de interacción.
Facturas
Optimiza la gestión de facturas al realizar un seguimiento de su estado y visibilidad.
Recibe notificaciones cuando los destinatarios accedan a las facturas. Supervisa la actividad y envía recordatorios para garantizar pagos puntuales sin añadir trabajo manual.
Mejora el seguimiento de documentos en línea con PandaDoc
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuestan los servicios de seguimiento de documentos (DTS)?
Algunas empresas pueden cobrar un suplemento por los servicios DTS. A diferencia de ellas, PandaDoc ofrece el seguimiento de documentos como parte de cualquier plan de precios estándar.
Esta función clave automatiza el seguimiento de documentos. Además, la funcionalidad integrada ayuda a garantizar la autenticidad de todo tipo de documentos.
¿El seguimiento de documentos de PandaDoc funciona con integraciones CRM?
Los líderes del sector suelen importar datos CRM desde Salesforce o HubSpot a PandaDoc y utilizan la plataforma para preparar y enviar documentos.
Cuando esto ocurre, los documentos permanecen en PandaDoc y cualquier actividad relacionada con ellos se registra automáticamente.
Durante la creación de documentos, es posible exportar archivos PandaDoc como PDF o DOCX. Si los documentos se descargan de la plataforma y se envían como archivo adjunto, PandaDoc no podrá registrar la actividad del usuario.
¿Qué tipos de análisis de documentos están disponibles?
La función de seguimiento de documentos incluye las siguientes estadísticas: número de veces que se ha visto, tiempo total dedicado, última visualización, descarga de PDF y si se ha hecho clic en algún enlace.
Además, los miembros del equipo podrán ver cuándo cambió el estado de un documento. Esto incluye tanto acciones manuales como funcionalidades automatizadas, como la firma electrónica para completarlo.
¿Qué recordatorios puedo enviar con PandaDoc?
Los recordatorios se pueden configurar en el menú de documentos para que se envíen automáticamente cada semana o antes de una fecha de vencimiento predeterminada.
También es posible enviar recordatorios manuales a destinatarios individuales. De esta manera, puedes solicitar un seguimiento o notificar a las partes interesadas sobre un cambio en el documento.